CIFES

Introducción

El CENTRO INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN ESTUDIANTIL, en su calidad de institución de educación para el trabajo y el desarrollo humano, comprometida con la seguridad de la información personal y con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente, establece la presente política de tratamiento de la información y de protección de datos personales, la cual determina los lineamientos que regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, tratamiento, administración, transferencia, actualización, rectificación, supresión y protección de los datos personales de nuestros estudiantes, egresados, docentes, administrativos, aliados, proveedores y demás personas relacionadas, a través de los diferentes canales de recolección (sitio web, aplicaciones, formularios físicos, de manera presencial, entre otros).

En cumplimiento al derecho constitucional de hábeas data, CIFES solo recolecta datos personales cuando así haya sido autorizado previamente por su titular, implementando para tal efecto medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los datos personales, lo anterior conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

1. Definiciones

a) Autoridad de Protección de Datos

Área o dependencia que atiende solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales.

b) Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado por parte del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

c) Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

d) Datos personales

Información asociada o que puede asociarse a una persona natural determinada o determinable, como nombre, número de identificación, datos de contacto, información académica, etc.

e) Datos privados

Información que sólo es relevante para el titular.

f) Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica que, por cuenta del responsable, realiza el tratamiento de datos personales.

g) Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento de los datos y la base de datos.

2. Responsable del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados por El CENTRO INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN ESTUDIANTIL CIFES, sus empresas relacionadas y aliados comerciales, de acuerdo con las siguientes finalidades:

2.1. Autorización:

Los deberes de CIFES, como responsable del tratamiento de los datos personales, son:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.

d) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información suministrada a los encargados del tratamiento sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a los encargados todas las novedades sobre los datos previamente suministrados.

g) Suministrar a los encargados del tratamiento únicamente datos previamente autorizados.

h) Informar al titular sobre el uso dado a sus datos.

i) Informar a la autoridad de protección de datos sobre incidentes de seguridad que afecten la administración de los datos.

j) Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Datos personales

La información y/o datos personales que se recogen de los titulares pueden incluir, pero no se limitan a:

• Nombre completo
• Lugar y fecha de nacimiento, género
• Tipo y número de documento de identidad
• Dirección física, correo electrónico, números de contacto
• Información académica (programa, calificaciones, asistencia, egreso)
• Información laboral (en caso de egresados que participen en seguimiento)
• Datos biométricos como fotografías o videos de actividades institucionales
• Información sensible (sólo cuando sea estrictamente necesario y con autorización expresa)

4. Tratamiento

En atención a lo establecido en la normatividad aplicable, CIFES considera necesario efectuar las siguientes precisiones:

4.1. Autorización:

El tratamiento de los datos personales debe ser autorizado por el titular, de manera previa, expresa e informada. Esta autorización se podrá realizar:

a) En forma escrita.

b) De forma oral.

4.2. No se requerirá autorización del titular cuando:

a) Se trate de información de naturaleza pública.

b) Sea requerida por una entidad pública o judicial.

c) En casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley.

e) Cuando los datos estén relacionados con el registro civil.

5. Seguridad de la información

CIFES cuenta con procedimientos de seguridad y confidencialidad para garantizar el uso adecuado de la información y evitar accesos no autorizados, modificaciones, divulgación indebida o destrucción de los datos almacenados en nuestras bases de datos.

En los casos donde se deban transferir o transmitir datos a terceros, CIFES garantizará que dichos encargados cuenten con estándares y protocolos de seguridad acordes con la normativa vigente.

6. Derechos del Titular de los Datos

Los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar la supresión de sus datos personales cuando no sean necesarios para la finalidad autorizada.
• Oponerse al tratamiento de sus datos en los casos establecidos por la ley.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo que exista un deber legal o contractual.
• Consultar sus datos personales almacenados en nuestras bases.

7. ¿Cómo ejercer los derechos?

Para ejercer sus derechos, el titular podrá enviar su solicitud a través de:

Correo electrónico: [Correo pendiente por definir]

Teléfono: [Teléfono pendiente por definir]

La solicitud deberá incluir los datos de contacto del titular y la información necesaria para tramitar la petición. CIFES dará respuesta en los tiempos definidos por la ley.

8. Vigencia de la política

La presente política entra en vigencia desde la fecha de su publicación. CIFES se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento y sin previo aviso, notificando los cambios a sus estudiantes, egresados, docentes, administrativos y demás titulares a través de los canales institucionales disponibles.

Política de Tratamiento de Datos Personales